Hội nghị sơ kết chương trình chuẩn 5S

Sáng ngày 08.11.2113tại hội trường Công ty Xăng dầu Nghệ An (Petrolimex Nghệ An) đã diễn ra hội nghị sơ kết việc triển khai chuẩn 5S giai đoạn II trên toàn Petrolimex Nghệ An và bàn phương hướng phát triển cho giai đoạn III trong năm 2014.

Tham dự hội nghị có Giám đốc Công ty Nguyễn Sỹ Văn cùng với toàn bộ ban lãnh đạo công ty, trưởng phó phòng nghiệp vụ đại diện cho 02 kho xăng dầu và 65 cửa hàng trưởng cửa hàng xăng dầu (CHXD). Chủ trì hội nghị do Phó giám đốc đồng thời là trưởng ban 5S toàn Công ty Đinh Viết Hoàng đảm nhiệm.

Có thể hiểu 5S là một công cụ quản lý hữu hiệu theo phong cách Nhật Bản. 5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật: "Seiri", "Seiton", "Seiso", "Seiketsu" và "Shitsuke" (tạm dịch ra tiếng Việt là "Sàng lọc", "Sắp xếp", "Sạch sẽ", "Săn sóc" và "Sẵn sàng"). 5S được chứng minh là công cụ tăng cường năng suất qua kinh nghiệm áp dụng tại các công ty Nhật Bản và được các tổ chức tại Châu Âu và Mỹ nghiên cứu áp dụng.

Tại hội nghị này, Trưởng ban đã báo cáo quá trình triển khai, áp dụng chuẩn 5S, những điều đã làm được và một số vấn đề còn tồn tại qua 2 giai đoạn triển khai.

Trong quá trình triển khai, Ban 5S luôn chủ động hướng dẫn, giúp đỡ các đơn vị giải quyết các khó khăn về vật chất và tinh thần, lập kế hoạch và trình lên Lãnh đạo phê duyệt các cách thức xử lý. Đặc biệt, việc áp dụng triệt để các nguyên tắc Quản lý trực quan đã giúp cán bộ công nhân viên của Công ty sắp xếp dụng cụ một cách khoa học, hướng dẫn thao tác rõ ràng, nhận biết các cảnh báo trong công việc một cách nhanh chóng để kịp thời xử lý. Các thông tin, hình ảnh về 5S luôn được cập nhật kịp thời thông qua các bản tin chia sẻ tại trang mạng nội bộ Công ty (Văn phòng điện tử).

Cũng trong hội nghị này, 3 tổ trưởng của 3 tổ đã trình bày những khó khăn, thuận lợi khi triển khai chuẩn 5S ở các đơn vị mình phụ trách.

Tổ 5S1 do Phó giám đốc Võ Anh Tuấn làm tổ trưởng đã đánh giá việc hoàn thành của tổ mình cơ bản đã thực hiện đồng bộ trên 15 CHXD do mình phụ trách. Nhân viên của các CHXD đã ý thức sâu sắc được hiệu quả khi thực hiện theo chuẩn 5S. Bây giờ hằng ngày việc giao nhận ca thì đồng thời giao nhận luôn sự ngăn nắp sạch sẽ gọn gàng từ ca trước bàn giao sang; có thể nói việc này đã thành ý thức thường trực của cả trưởng và nhân viên ca.

Tại tổ 5S2 do Trưởng phòng QLKT Nguyễn Văn Dần làm tổ trưởng phụ trách 12 CHXD vùng Quốc lộ 1A (QL 1A) từ Vinh đến thị xã Hoàng Mai. Do hoàn cảnh khách quan là tuyến QL1A đang được nâng cấp mở rộng cho nên việc triển khai còn có nhiều khó khăn cụ thể; có một số hạng mục trong chuẩn chưa thể làm được đúng chuẩn. Tuy nhiên, sự quan tâm của tổ trưởng tổ 5S2 đã khích lệ rất nhiều tinh thần cho các cửa hàng trưởng vượt khó khăn hiện thời, cố gắng hoàn thành theo kế hoạch của Ban đề ra.

Tại tổ 5S3 do Trưởng phòng TC-HC Trần Đình Vũ làm tổ trưởng phụ trách khối Văn phòng công ty và một số cửa hàng vùng Tây Nghệ An nhận xét: “Việc thực hiện 5S có nhiều thuận lợi do phạm vi triển khai là ở Văn phòng, bện cạnh đó người thực hiện là các thành viên trong Ban, tổ, các khâu kiểm tra thường xuyên thực hiện vì thế việc triển khai tương đối nhanh và có hiệu quả rõ rệt. Còn ở một số cửa hàng ở xa miền núi thì khó khăn riêng do điều kiện cảnh quan môi trường và kiến trúc cửa hàng.”

Ba tổ trưởng tổ 5S phát biểu nhận xét do tổ mình phụ trách

Cửa hàng trưởng cửa hàng Hưng Chính Tạ Quang Sơn đại diện các CHXD đã triển khai 5S phát biểu: “Từ khi Công ty triển khai chuẩn 5S thì bên cạnh CHXD đã có nhận diện thương hiệu của Tập đoàn thì nay có thêm một thái độ phong cách làm việc theo chuẩn 5S của Công ty cũng là nét văn hóa doanh nghiệp đặc trưng- Gọn gàng sạch sẽ từ vòi bơm đến ngăn nắp sạch sẽ bàn làm việc cũng như tủ cá nhân của mỗi nhân viên trong cửa hàng”.

Qua 2 giai đoạn thực hiện, 5S đã chứng minh hiệu quả đối với việc tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên; Tạo ra một phương thức làm việc mới, đưa những gì đã có lên tầm: khoa học, hệ thống và hoàn thiện hơn. Cái hiện hữu và rõ ràng mà mọi người đều nhìn thấy chính là môi trường sống và làm việc trở nên gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp hơn. Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc được sắp xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm. Điều kiện hỗ trợ luôn thuận tiện và sẵn sàng. Kho vật tư với diện mạo hoàn toàn khác trước: thông thoáng, hài hòa hơn. Những phòng làm việc ngăn nắp, thẩm mỹ. Khu vực bán hàng quang đãng và đẹp mắt. Phong cách bán hàng lịch sự chuyên nghiệp làm hài lòng đế tất cả những khách hàng ghé mua hàng.

Trưởng ban 5S Đinh Viết Hoàng tự tay hướng dẫn sắp xếp bàn làm việc cho Văn phòng

Mặc dù đang trong giai đoạn nhân rộng mô hình và cũng xác định mới chỉ là khởi đầu cho một chặng đường dài về sau. Điều quan trọng và cần thiết lúc này là mỗi người hãy duy trì và thực hiện thói quen 5S theo đúng như khẩu hiệu “ Mọi người – Mọi ngày – Mọi nơi”.

Một số hình ảnh tại Hội nghị

Đại diện khối CHXD (trái) và khối Kho cảng (phải) phát biểu cảm nhận khi thực hiện chuẩn 5

Giám đốcNguyễn Sỹ Văn và Trưởng ban 5S Đinh Viết Hoàng trao khen thưởng các đơn vị thực hiện và duy trì tốt 5S

Một số hình ảnh sau khi thực hiện 5S:

Mặt trước CHXD khi thực hiện chuẩn 5S

Kẻ vạch định vị bình cứu hỏa và cây xanh tại CHXD

Kho dầu mỡ nhờn đã có giá đỡ (trái) sắp xếp quầy trưng bày sản phẩm theo chuẩn (phải) tại các CHXD

Thùng rác theo chuẩn, nằm trong vạch định vị (trái) dây vòi bơm luôn nằm trong giới hạn theo chuẩn (phải)